| Silvén-Alamartimo Pauliina

Tapahtumien kehittäminen harppoo hyvää vauhtia eteenpäin, edes pandemia ei ole hidastanut vauhtia

Tapahtumien kehittäminen harppoo hyvää vauhtia eteenpäin, edes pandemia ei ole hidastanut vauhtia

Tornion kaupunki on kehittänyt tapahtumasektoria laajamittaisesti jo lähes kaksi vuotta. Kehitystyö on ollut mahdollista Tapahtumien kehittäminen Torniossa EAKR-hankkeen ansiosta.

Mitä kaikkea olemme saaneet aikaan?

Hankkeen aikana on järjestetty esimerkiksi sarja työpajoja, joissa paikalliset yritykset ja yhdistykset sekä monet muut tärkeät sidosryhmät vaihtoivat näkemyksiä Tornion tapahtumakentän toiminnasta ja tulevaisuudesta sekä erilaisista kehittämistarpeista.

Tärkeäksi aiheeksi nousi etenkin tapahtumien aluetaloudellinen vaikutus: miten tuotamme tapahtumia, jotka tuovat paikkakunnalle kovasti toivottua matkailutuloa?

Esimerkiksi Tornion ja Haaparannan yhteinen uudenvuodenjuhla Happy New Twice kävi hankkeen aikana läpi perusteellisen palvelumuotoiluprosessin. Siinä pohdittiin, miten tapahtumavieras löytäisi Torniosta mieleistä tekemistä ja käyntikohteita koko uudenvuodenaaton ajaksi sen sijaan, että tarjolla on ainoastaan iltaohjelmaa.

Muotoiluprosessin tuloksena syntyi idea rajattomasta kaupunkifestivaalipäivästä, joka huipentuu yhteiseen hetkeen kahden valtakunnan rajalla.

Kaupunkifestivaalipäivän sisällöt tulisivat paikallisilta yrityksiltä ja muilta toimijoilta ja ne koottaisiin yhdeksi päiväohjelmakokonaisuudeksi. Esimerkiksi aamulla voisi olla tarjolla skumppajoogaa tai avantouintia ja kuumaa juomaa, keskipäivällä lasten rieha ja iltapäivällä Happy New Twice -teemainen buffet tai kokonainen menu ravintolassa. Kaikki tapahtumat olisivat tervetulleita yhteisen rajaton kaupunkifestivaali -sateenvarjon alle.

Festivaalipäivän nimi kertoo, että mallin toivotaan saavan kannatusta myös Haaparannan puolella muodossa ”gränslös stadfestival”. Yhteistyössä meillä olisi todellakin rajattomat mahdollisuudet järjestää monenlaista tekemistä koko päiväksi kahdessa maassa ja kaupungissa. Kaikki huipentuisi yhteiseen hetkeen – kippis, skål!

Kesätapahtumat yhdistivät voimiaan markkinoinnissa kesällä 2021

Myös kesätapahtumien markkinointia on kehitetty hankkeen aikana. Hankkeessa on esimerkiksi luotu uusi Meän kesä -yhteismarkkinointimalli ja visuaalinen ilme. Kuntalaisille ja kävijöille Meän kesä kertoo, millaisia kesätapahtumia meillä on tarjolla ja miksi niitä kannattaa tulla katsomaan, kauempaankin.

Meän kesää testattiin kesällä 2021 monissa kanavissa. Se oli esillä paikallislehdissä, sosiaalisessa mediassa ja kadunvarsien mainospaikoilla sekä paikallisten hotelli- ja ravintolayritysten aulatiloissa. Meän kesälle rakennettiin myös oma verkkosivu ja kanavat sosiaaliseen mediaan. Tornion kaupungin brändi huomioitiin niin Meän kesän värimaailmassa kuin omintakeisessa lähestymistyylissä.

Eikä tässä vielä kaikki! Tulossa on myös Supermeän-sarjakuvahahmo, josta kerromme tuonnempana lisää, kunhan hahmon on aika esittäytyä.

Selvitämme myös tapoja tukea ja kehittää erilaisia tapahtumia

Kuluneen syksyn aikana on lisäksi selvitetty alustavasti sitä, millaisin kriteerein Tornion kaupunki voi tulevaisuudessa tukea tapahtumia taloudellisesti. Hankkeessa on tuotettu materiaalia, joka tukee ulkopuolisten järjestämien tapahtumien tukemiseen liittyvien ehtojen käyttöönottoa ja päätöksentekoa.

Tällainenkin kehitystyö on tärkeä osa hanketta, tukee tapahtumajärjestäjiä ja lisää Tornion houkuttelevuutta tapahtumapaikkana. On selvää, että selkeät pelisäännöt helpottavat tuen myöntämistä ja myös kannustavat tapahtumajärjestäjiä järjestämään laadukkaita, kriteerejä vastaavia tapahtumia. Myös Meän Kesälle on kehitetty selkeä osallistumismalli, josta käyvät ilmi ne edut ja palvelut, joita yritys saa osallistuessaan yhteismarkkinointiin.

Hankkeessa syntyneitä toimintamalleja jatkojalostetaan Torniolle sopiviksi. Tavoitteena on ottaa niitä käyttöön aivan lähitulevaisuudessa, mahdollisuuksien mukaan.

Hankeen kautta on tekeillä myös Tornion kaupungin järjestämien kärkitapahtumien kävijä- ja sidosryhmätutkimus. Kärkitapahtumiin liittyviä kävijä haastatteluja ja sidosryhmäkyselyjä tehdään verkossa, puhelimitse ja kentällä. Tutkimuksen loppuraportti valmistuu tammikuussa 2022.

Tapahtumajärjestäjän oppaasta löytyy kattavasti tietoa kaiken kokoisia tapahtumia varten

Tapahtumahankkeen tuotoksena on juuri julkaistu uusi Tornion tapahtumajärjestäjän opas, jolle olikin todellinen tarve!

Usein pienempienkin tapahtumien järjestäminen vaatii lupaprosessin. Lisäksi tapahtumajärjestäjät tarvitsevat ajantasaisia tietoja esimerkiksi siitä, millaisia valmiuksia tapahtumapaikalla on ja miten paikka ylipäätään sopii oman tapahtuman tarpeisiin. Nyt kaikki tieto löytyy selkeästi yhdestä paikasta.

Paikkakunnalle toivotaan uusia tapahtumia, ja oppaan sisältö onkin suunniteltu tukemaan ja helpottamaan etenkin ulkopaikkakuntalaisten tapahtumajärjestäjien työtä, sillä heille Tornio ja esimerkiksi paikkakunnan tarjoamat erilaiset tapahtumapaikat eivät ole ennestään tuttuja.

Opas palvelee hienosti myös paikallisia tapahtumajärjestäjiä. Siitä löytyvät kaikki tärkeimmät tapahtumien järjestämistä Torniossa koskevat lupa- ja ilmoitusasiat, samoin erilaiset tapahtumiin sopivat sisä- ja ulkotilat varusteluineen. Lisäksi oppaaseen on listattu kattavasti tapahtumien järjestämiseen liittyviä alihankintapalveluja tarjoavia yrityksiä.

Tapahtumien kehittäminen Torniossa -hankkeen suurin ja näyttävin ponnistus on poikkitaiteellinen PIOT-valofestivaali.

PIOT tuo valon Tornioon!

Tapahtumien kehittäminen Torniossa -hankkeen suurin ja näyttävin ponnistus on poikkitaiteellinen PIOT-valofestivaali.

Nyt ensimmäistä kertaa järjestettävästä kaupunkitapahtumasta toivotaan biennaalia. Joka toinen vuosi järjestettäisiin valofestivaali ja joka toinen vuosi virallinen valokauden avaus, päivä, jona pimeää aikaa piristävät valot laitetaan koko kaupungissa päälle. Suunnitelmien mukaan PIOT ajoittuu vuosittain marraskuun alkuun, kaupungin perustajan Kustaa II Aadolfin päivän tienoille. PIOT tuo iloa ja valoa vuoden pimeimpään aikaan!

PIOT-tapahtumaa pilotoidaan siis tänä vuonna. Tapahtuman tuottamisesta vastaa rovaniemeläinen palvelumotoilutoimisto Arctic Factory. Tuotantotiimiin kuuluvat muun muassa PIOT-tapahtuman vastaava tuottaja Julius Oförsagd, Tanssiteatteri Rimpparemmin taiteellinen johtaja Matti Paloniemi, Suomen huipputason valotaitelija Jukka Huitila sekä valosuunnittelija Lauri Lundahl.

Tapahtuman ympärille on kerätty paljon oheistapahtumia. Mukana on laaja joukkio paikallisia yrityksiä ja sidosryhmiä, jotka tuikkivat upeina valopilkkuina ympäri kaupunkia. Ohjelmaa riittää koko viikonlopun ajaksi.

PIOT-valofestivaalin kaltaisten tapahtumien päälähtökohta on yhdessä tekeminen, sillä juuri yhteistyöllä saadaan aikaan monipuolisia ja mielenkiintoisia tapahtumia. Yhteistyö kaupunkiorganisaation, yritysten ja sidosryhmäkentän välillä on tärkeä tapahtuman jatkumon tae. Uskomme, että tämän kaltaiselle tapahtumalle on paikka Torniossa!

Nyt met sitte piämä paremmat piot ja laitamma kaikki valot pääle!

Tapahtumaterveisin
Pauliina Silvén-Alamartimo
Tapahtumien kehittäminen Torniossa -hanke

Sivun alkuun