Onnistuneen yleisötapahtuman järjestäminen vaatii yleensä useamman kuukauden ennakkosuunnittelun ja tuotannon riippuen tapahtuman laajuudesta. Tapahtuman tuottaminen jakaantuu kolmeen osa-alueeseen:
Kokoontumislaissa (530/1999) yleisötilaisuudella tarkoitetaan yleisölle avoimia huvitilaisuuksia, kilpailuja, näytöksiä ja muita niihin rinnastettavia tilaisuuksia.
Tapahtuman järjestämistä voi ajatella projektina. Tapahtuman toteutus koostuu erilaisista osa-alueista, jotka on hyvä käydä järjestelmällisesti läpi: