Tapahtumajärjestäjän opas

Tapahtumien järjestäminen

Onnistuneen yleisötapahtuman järjestäminen vaatii yleensä useamman kuukauden ennakkosuunnittelun ja tuotannon riippuen tapahtuman laajuudesta. Tapahtuman tuottaminen jakaantuu kolmeen osa-alueeseen:

1. tapahtumaa edeltävä suunnittelu ja tuotanto
2. tapahtuma-aikainen toiminta
3. tapahtuman jälkityöt.

Kokoontumislaissa (530/1999) yleisötilaisuudella tarkoitetaan yleisölle avoimia huvitilaisuuksia, kilpailuja, näytöksiä ja muita niihin rinnastettavia tilaisuuksia.

Tapahtuman järjestämistä voi ajatella projektina. Tapahtuman toteutus koostuu erilaisista osa-alueista, jotka on hyvä käydä järjestelmällisesti läpi:

1. tapahtumakonseptin suunnittelu
2. budjetointi
3. tapahtumatilojen ja esiintyjien varaaminen
4. tekniikan varaaminen
5. luvat ja ilmoitukset
6. markkinointi ja tiedotus
7. turvallisuusasiat, järjestyksenvalvonta
8. itse tapahtuma
9. raportointi ja jälkiarviointi.