Han­kin­tablo­gi: Tarjouksen jättämisen ABC julkisissa han­kin­nois­sa

Tarjouksen jättäminen pitää sisällään hankintayksikön tarjouspyyntöön tutustumisen, tarjouksen sisällön valmistelun ja tarjouksen jättämisprosessin. Tarjouksen tekemiseen on siis varattava riittävästi aikaa. Huolellisuus on avainasemassa, koska tarjous on yleensä sitova.

A) Jul­kais­tu­jen tar­jous­pyyn­tö­jen seuraaminen

Tornion kaupungin tarjouspyynnöt julkaistaan Cloudia Tarjouspalvelu -portaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi. Tarjoukset jätetään sähköisesti samassa palvelussa. Tornion kaupunki ei käsittele muilla tavoin saapuvia tarjouksia. Rekisteröidy palveluun ja seuraa julkaistuja tarjouspyyntöjä aktiivisesti! Rekisteröityminen on maksutonta.

Tornion kaupungin tulevista tarjouskilpailuista saat suuntaa antavaa ennakkotietoa Cloudia Hankintakalenterista osoitteesta www.hankintakalenteri.fi.

B) Aikataulut ja menettelyt

Selvitä tarjouspyynnöstä ensimmäiseksi tarjouksen jättämiseen liittyvät tärkeät päivämäärät ja menettelyt.

• Li­sä­ky­sy­mys­ten jättöaika ja -kanava; Li­sä­ky­sy­myk­sil­lä voit tarkentaa han­kin­tayk­si­köl­tä tar­jous­pyyn­tö­asia­kir­joi­hin mah­dol­li­ses­ti avoimeksi jääneitä kohtia silloin, kun niillä on vaikutusta esimerkiksi tar­jous­hin­taan tai osapuolten rooleihin. Esitä li­sä­ky­sy­myk­set tar­jous­pyyn­nös­sä il­moi­tet­tuun määräaikaan mennessä tar­jous­pyyn­nön edel­lyt­tä­mäl­lä tavalla. Huomaa, että se­lon­ot­to­vel­vol­li­suus on suurempi kuin tie­don­saan­tioi­keus. Jos kysymyksiä ei esitetä, esimerkiksi va­li­tuspro­ses­sis­sa ei voi jälkeenpäin vedota siihen, ettei ole saanut han­kin­tayk­si­köl­tä tarpeeksi tietoa.
• Tarjousten tarkka jättöaika; Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous saapuu han­kin­tayk­si­köl­le määräajassa. Katso myös kohta E.
• Minne/miten tarjous jätetään; Tarjoaja vastaa siitä, että tarjous saapuu han­kin­tayk­si­köl­le tar­jous­pyyn­nön edel­lyt­tä­mäs­sä muodossa. Katso myös kohta E.

C) Tar­jous­pyyn­nön sisältöön pe­reh­ty­mi­nen ja val­mis­tau­tu­mi­nen

Selvitä hankinnan kohteelle asetetut vaatimukset huolellisesti resurssien ja valmiuden kartoittamiseksi. Yhtä tärkeää on tarjoajan soveltuvuutta koskevien vaatimusten selvittäminen eli täyttääkö tarjoaja/tarjoajan henkilöstö mahdolliset taloudelliset sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä ja kokemusta koskevat vaatimukset. Tarvittaessa voit kartoittaa yhteistarjouksen tekemistä muiden yritysten kanssa ryhmittymänä tai yhden tarjoajan nimissä muiden yritysten toimiessa alihankkijoina.

Käy kaikki tarjouspyyntöasiakirjat tarkoin läpi. Perehdy huolella myös sopimusehtoihin.

D) Tarjouksen sisältö

Hyvä tarjous on selkeä, kattava ja se vastaa suoraan tarjouspyyntöön. Hankintayksikkö arvioi tarjoukset pelkästään tarjouspyynnössä mainituin perustein. Pyydettyjä asiakirjoja ja selvityksiä jättäessäsi keskity siis tarjouspyynnön mukaisiin vähimmäisvaatimuksiin ja mahdollisiin pisteytettäviin kriteereihin. Puutteelliset tarjoukset voidaan hylätä.

E) Tarjouksen jättäminen ja jat­ko­toi­men­pi­teet

Jätä tarjous määräaikaan mennessä. Digitaalinen järjestelmä sulkeutuu määräajassa, minkä jälkeen tarjouksen jättäminen ei ole mahdollista.

Käytä tarjouksen jättämisessä tarjouspyynnössä edellytettyä kanavaa. Perehdy sähköiseen järjestelmään ajoissa, jotta tarjous ja sen liitteet tulevat oikein jätetyiksi.

Kun hankintayksikkö on arvioinut ja vertaillut saamansa tarjoukset, kaikki tarjoajat saavat hankintayksiköltä hankintapäätöksen ja tiedon valitusta tarjoajasta. Tarjouskilpailun kohdetta koskeva tilaus tai sopimus tehdään valitun tarjoajan kanssa vasta päätökseen kohdistuvan valitusajan jälkeen, kun päätös voidaan todeta lainvoimaiseksi.

Tervetuloa kisaamaan ja jännittämään lopputulosta!

Hankintapalvelut
www.tornio.fi/hankinnat