Tornio ja Rovaniemi hankintayksikköinä valmistelivat Tornionlaakson museon ja Lapin maakuntamuseon uuden kulttuuriympäristötiedon IT-järjestelmän hankinnan käyttäjien tarpeista lähtien. Syksyllä 2025 käynnistyneessä valmistelussa museoiden asiantuntijoiden vahva osallistuminen, markkinavuoropuhelu sekä kaupunkien tiivis yhteistyö loivat perustan onnistuneelle kilpailutukselle. Ratkaisuja haettiin toiminnan tarpeiden eikä pelkästään yksittäisten ominaisuuksien kautta.
Onnistunut julkinen hankinta alkaa usein kauan ennen tarjouspyynnön julkaisemista. Tornion ja Rovaniemen kaupunkien kilpailuttama yhteinen järjestelmähankinta on tästä hyvä esimerkki. Huolellinen valmistelu, käyttäjien osallistaminen ja avoin vuoropuhelu markkinoiden kanssa loivat perustan kilpailutukselle, jonka tavoitteena oli löytää museoiden tarpeita aidosti palveleva ratkaisu.
Hankinnan valmistelu käynnistyi syksyllä 2025, kun museot tunnistivat yhteisen tarpeen uudelle, yhteisesti käytettävälle järjestelmälle. Jo varhaisessa vaiheessa päätettiin, että valmistelu toteutetaan yhteistyössä hankintarenkaana hyödyntäen molempien organisaatioiden osaamista ja kokemuksia Tornion kaupungin hankintapalveluiden toimiessa vastuukuntana kilpailutuksessa. Hankintarenkaan perustaksi tehtiin yhteistyösopimus, jossa kilpailutuksen vastuut määriteltiin.
Valmistelun keskiössä olivat järjestelmän tulevat käyttäjät. Tammi-helmikuussa 2026 Tornionlaakson museo ja Lapin maakuntamuseo tutustuivat muiden museoiden käytössä oleviin järjestelmiin ja keräsivät kokemuksia niiden vahvuuksista, kehittämiskohteista ja käytännön toimivuudesta. Keskustelut kollegoiden kanssa antoivat arvokasta tietoa siitä, millaisia ratkaisuja museoissa todella tarvitaan ja mitä uuden järjestelmän hankinnassa kannattaa painottaa.
Museoiden käyttäjäkokemusten rinnalle tarvittiin teknistä ja hankinnallista osaamista. Mukana olivat koko prosessin ajan molempien museoiden asiantuntijat sekä Tornion ja Rovaniemen tietohallinnot. Keväällä 2026 kilpailutussuunnitelman edetessä valmisteluun liittyivät myös Rovaniemen hankintapalvelut, jolloin molempien kaupunkien hankintaosaaminen täydensi museoiden substanssiosaamista ja teknistä asiantuntemusta. Yhteistyö loi pohjan myös toimittajien kanssa käytävälle vuoropuhelulle.
Kevättalvella 2026 järjestettiin markkinavuoropuhelu alan toimittajien kanssa. Sen tavoitteena oli varmistaa, että hankinnan tavoitteet ja vaatimukset vastaavat markkinoilla saatavilla olevia ratkaisuja ja että toimittajilla on mahdollisuus tuoda näkemyksiään esille jo valmisteluvaiheessa. Vuoropuhelun kautta hankintatiimi sai arvokasta tietoa järjestelmien ominaisuuksista, kehityssuunnista ja käyttöönottoihin liittyvistä kokemuksista.
Touko-kesäkuun vaihteessa valmistelussa edettiin tavoitteiden ja tarjouspyyntöasiakirjojen viimeistelyyn. Museoiden asiantuntijat, tietohallintojen edustajat ja hankinnan asiantuntijat työskentelivät tiiviisti yhdessä järjestelmän tavoitteiden, toiminnallisten vaatimusten ja tarjouspyyntöasiakirjojen viimeistelemiseksi. Työtä tehtiin yhteisenä tiiminä, jossa jokaisen osaamista hyödynnettiin lopputuloksen saavuttamiseksi. Viimeistelyä ohjasi koko valmistelun keskeinen periaate: museoiden toiminnan tarpeet määrittivät hankinnan suunnan.
Valmistelussa tehtiin tietoinen valinta keskittyä toiminnallisiin tavoitteisiin yksittäisten ominaisuuksien sijaan. Tavoitteena ei ollut laatia mahdollisimman pitkää vaatimusluetteloa tai määritellä järjestelmä yksityiskohtaisesti etukäteen. Sen sijaan hankintaa vietiin eteenpäin museoiden toiminnan tarpeet edellä. Keskiössä olivat käytettävyys, tiedonhallinta, tehokkaat työprosessit ja järjestelmän kyky tukea käyttäjiensä toimintaa myös tulevaisuudessa.
Järjestelmää ei haluttu niin sanotusti ”speksata rikki”, vaan tarjouspyynnössä määriteltiin ensisijaisesti, mitä järjestelmällä halutaan saavuttaa. Yhteistyön tuottaman hyödyn lisäksi prosessin aikana nousi esiin myös kehittämiskohteita ja oppimiskokemuksena voidaan todeta, että markkinavuoropuheluvaiheessa tulee ottaa huomioon mahdollisuus päästä tutustumaan hankinnan kohteena oleviin järjestelmiin esimerkiksi testitunnuksilla testiympäristöön. Järjestelmien kokeilulle tulee varata aikaa jo hankinnan aikataulua suunniteltaessa.
Yhteisesti valmisteltu tarjouspyyntö vietiin kilpailutukseen hankintarenkaana vertailuperusteena hinta-laatusuhde. Kuten valmistelun alussa oli sovittu, Tornio toimi vastuukuntana ja vastasi kilpailutusprosessin käytännön toteutuksesta, tarjouspyyntöasiakirjojen valmistelusta sekä hankintamenettelyn läpiviennistä tiiviissä yhteistyössä Rovaniemen kanssa. Malli mahdollisti tehokkaan työnjaon sekä sen, että molempien kaupunkien asiantuntemus saatiin täysimääräisesti käyttöön.
Vaikka kilpailutus toteutettiin yhteisenä hankintana, molemmat kaupungit säilyttivät päätösvallan omissa hankintapäätöksissään ja sopimuksissaan. Näin yhdistyivät yhteishankinnan tehokkuus ja kuntien itsenäinen päätöksenteko.
Hankinnan onnistuminen ei ollut seurausta yhdestä yksittäisestä ratkaisusta, vaan pitkäjänteisestä yhteistyöstä. Käyttäjien osallistaminen, markkinavuoropuhelu, eri asiantuntijoiden osaaminen sekä yhteinen sitoutuminen tavoitteisiin muodostivat kokonaisuuden, jonka varaan onnistunut kilpailutus voitiin rakentaa.
Tornion ja Rovaniemen yhteinen järjestelmähankinta osoittaa, että parhaat tulokset syntyvät silloin, kun käyttäjät, tietohallinto ja hankinnan asiantuntijat työskentelevät yhdessä yhteisen tavoitteen eteen. Samalla hanke tarjoaa hyvän esimerkin siitä, kuinka kuntien välinen yhteistyö voi tuottaa laadukkaita, kustannustehokkaita ja käyttäjälähtöisiä ratkaisuja julkisella sektorilla.
Onnistuneen hankinnan ydin oli lopulta yksinkertainen: ensin määriteltiin käyttäjien tarpeet, sitten kuultiin markkinoita ja haettiin arvioita muilta museoilta, ja vasta sen jälkeen laadittiin tarjouspyyntö. Näin kilpailutuksen lähtökohdaksi saatiin museoiden toiminta ja tavoitteeksi ratkaisu, joka palvelee sitä myös pitkällä aikavälillä.
Sari Backman
Kirjoittaja on Tornion kaupungin hankintapäällikkö.
