Tapahtumaturvallisuuteen sisältyy monta asiakokonaisuutta. Tapahtumajärjestäjä vastaa tapahtuman turvallisuudesta kokonaisuudessaan ja hänen on huolehdittava, että sekä tapahtumakävijöiden että ulkopuolisten turvallisuus on taattu. Tapahtumaturvallisuus koostuu muun muassa paloturvallisuudesta, yleisöturvallisuudesta, ensiavusta, järjestyksenpidosta, rikosturvallisuudesta sekä elintarviketurvallisuudesta. Tapahtumanjärjestäjän tulee noudattaa kuluttajaturvallisuuslain yleisiä vaatimuksia. Tukes valvoo kuluttajaturvallisuuslain noudattamista.

Tukesin tapahtumaturvallisuusopas

On ensisijaisen tärkeää miettiä jo tapahtumasuunnittelun alkuvaiheessa, millaista tapahtumaa ollaan järjestämässä ja mistä tapahtuman turvallisuus koostuu. Mitä laajemmasta tapahtumasta on kyse, sitä enemmän järjestämiseen liittyy riskejä ja sitä perusteellisemmin tapahtuma täytyy suunnitella.

Tornion kriisiviestintäopas

Pelastuslaki 379/2011 16§:n mukaan tapahtumalle tulee laatia pelastus- ja turvallisuussuunnitelma, jos tapahtumaan tulee suuri määrä ihmisiä, ja tapahtumanluonne aiheuttaa mahdollisia henkilö- ja paloturvallisuusriskejä.

Pelastus- ja turvallisuussuunnitelma tulee toimittaa pelastusviranomaisille viimeistään 14 vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista, ensisijaisesti sähköisenä. Suunnitelmassa tulee selvittää ja arvioida tilaisuuden vaarat ja riskit. Niiden perusteella määritellään tilaisuuden turvallisuusjärjestelyt sekä tilaisuuden toteuttamisesta vastaavalle henkilöstölle ja tilaisuuteen osallistuvalle yleisölle annettavat ohjeet onnettomuuksien ehkäisemiseksi ja onnettomuus- ja vaaratilanteessa toimimiseksi. Pelastussuunnitelman avulla pelastusviranomainen näkee, onko tapahtumajärjestäjä varautunut hyvin onnettomuuksien ennaltaehkäisyyn ja sekä mahdolliseen toimintaan onnettomuustilanteissa.

Pelastuslain 16 §:n mukaan pelastussuunnitelma tulee laatia, jos:

  1. tapahtumassa arvioidaan olevan läsnä samanaikaisesti vähintään 200 henkilöä
  2. tapahtumassa käytetään avotulta, ilotulitteita tai muita pyroteknisiä tuotteita tai erikoistehosteina palo- ja räjähdysvaarallisia kemikaaleja
  3. tapahtumapaikan poistumisjärjestelyt poikkeavat tavanomaisesta tai
  4. tapahtuman luonne aiheuttaa erityistä vaaraa ihmisille

Turvallisuus- ja pelastussuunnitelmasta tulee käydä ilmi:

1. Tapahtuman kuvaus: luonne, järjestäjät, kohderyhmä, ajat, osallistujien määrä

2. Turvallisuudesta vastaavat henkilöt ja varahenkilöt yhteystietoineen

3. Riskien arviointi

4. Onnettomuuksia ennaltaehkäisevät toimet, joissa huomioitava mm. seuraavat tekijät:
· poistumistiet (esteettömyys, riittävyys, havaittavuus)
· alkusammutuskalusto (soveltuvuus, määrä, sijoittelu, havaittavuus)
· pelastuslaitoksen toimintaedellytykset (riittävät pelastustie, opastus)
· rakenteet, sisusteet ja somisteet (sijoittelu, kestävyys, palamattomuus tai palosuojakäsitelty materiaali)
· vaaralliset aineet (nestekaasu, polttoaineet, avotuli, pyrotekniikka)

5. Toimintaohjeet onnettomuus- ja vaaratilanteissa

6. Vakuutukset

7. Järjestyksenvalvontasuunnitelma, jossa on huomioitava mm. seuraavat tekijät:
· järjestyksenvalvonnasta vastaava
· järjestyksenvalvojien lukumäärä, sijoittaminen sekä tehtävät
· viestijärjestelmä

8. Liikennesuunnitelma, jossa huomioitava mm. seuraavat tekijät:
· liikennejärjestelyt
· tarve katujen sulkemiseen liikenteeltä ja tätä varten tarvittava tienomistajan lupa
· liikenteenohjaus sekä liikenteen ohjaajat ja heidän tehtävänsä
· pysäköintijärjestelyt

Lopuksi pelastussuunnitelmaan liitetään pohjakartta, tarkastuslista ja ensiapusuunnitelma. Pohjakartasta tulee käydä ilmi eri turvallisuuden kannalta olennaiset paikat ja sijainnit. Tarkastuslista toimii tapahtumajärjestäjälle itselleen apuna ennen tapahtumaa.

Tärkeitä lomakkeita:
Pelastussuunnitelman mallipohja
Opas yleisötapahtuman pelastussuunnitelman laadintaan
Yleisötapahtuman ensiapusuunnitelma
Henkilökapasiteetin määrittäminen

Lisätietoja ja muita tarvittavia lomakkeita löytyy pelastuslaitoksen sivuilta

Karttoja ulkoalueista voi pyytää Tornion kaupungin kartastopuolelta. Kartastopalvelut tuottaa, ylläpitää ja toimittaa paikkatietoaineistoja ja karttoja.

Tornion kaupungin kiinteistöistä voi tarvittaessa olla yhteydessä kaupungin tilapalveluihin. Kiinteistönhoitajien yhteystietoja voi tiedustella:

Tero Korva
LVI-teknikko
Puh. 040 069 6757
tero.korva@tornio.fi

Pohjapiirroksia voi tiedustella:

Ulla-Maija Koskenranta
Kiinteistöpäällikkö
Puh. 040 069 6518
ulla-maija.koskenranta@tornio.fi

Yrityksiltä voi tarvittaessa kysyä pohjapiirroksia tapahtumaa varten.

Alla listattuna valmiina olevat kartat:

Raatihuone
Nordbergin Möljä
Nordbergin Möljä kuvana
Åströmin puisto

Tapahtumaa varten on tärkeä huolehtia talkoo-ja vastuuvakuutuksesta. Talkoovakuutus koskee talkootyöntekijöitä, ja tapaturman sattuessa talkooväelle vakuutus korvaa hoitokuluja, pysyviä haittoja yms.

  • Talkoovakuutus on tarkoitettu lyhytaikaista ja perinteistä talkootyötä varten.
  • Perinteistä talkootyötä ovat esimerkiksi rakennus-, korjaus-, remontointi-, maatalous- ja metsätalkootyöt, pihatalkoot sekä tapahtumien järjestämiseen liittyvät talkootyöt.
  • Talkoovakuutus on määräaikainen ja se on voimassa talkootyössä ja siihen välittömästi liittyvillä matkoilla.

Vastuuvakuutus korvaa yrityksen toiminnasta aiheutuneet henkilö- ja omaisuusvahingot. Se otetaan siltä varalta, jos vakuutuksenottaja joutuu vahingonkorvausvelvolliseksi.

Esimerkiksi seuraavat yhtiöt tarjoavat vastuuvakuutuksia:

IF
OP Pohjola
Fennia

Talkoovakuutuksia:

IF
OP Pohjola
LähiTapiola
Turva

On tärkeää selvittää, mitä lupia tapahtuma tarvitsee ja mille tahoille on tehtävä ilmoituksia, tapahtuman luonteesta riippuen. Ensisijaisesti on hyvä olla tarvittaviin viranomaisiin yhteydessä, jos epäselvyyksiä tapahtumanjärjestämisessä ilmenee.

Suurin osa luvista ja ilmoituksista löytyvät tämän oppaan luvat ja ilmoitukset -osiosta.

Turvallisuusasiakirja on palveluntarjoajan kirjallinen kuvaus palvelun turvallisuuden järjestelyistä. Kuluttajaturvallisuuslain mukaisen turvallisuusasiakirjan laatiminen on tarpeen, jos tapahtumaan on odotettavissa yli 2000 henkilöä yhtäaikaisesti tai tapahtumasta aiheutuu muuta merkittävää vaaraa osallistumisesta tai liikkumisesta palveluun normaalioloissa.

Tukesin sivut turvallisuusasiakirjasta

Turvallisuusasiakirjan sisältö on määritelty Valtioneuvoston niin sanotussa turvallisuusasiakirja-asetuksessa. Yleisesti ottaen turvallisuusasiakirja tulee laatia siten, että se on riittävän kattava ja yksityiskohtainen tapahtuman luonteen ja koon mukaan.

Turvallisuusasiakirjassa on selvitettävä, jollei se ole erityisestä syystä kohteena olevan palvelun osalta tarpeetonta:

1) palvelun tarjoajan nimi, kotipaikka ja yhteystiedot;

2) turvallisuusasioista vastaavat;

3) ennakoitavat vaaratilanteet ja niiden mahdolliset seuraukset;

4) toimenpiteet vaaratilanteiden ehkäisemiseksi;

5) ohjeet erilaisia 3 kohdan mukaisesti ennakoituja onnettomuus-, vaara- ja vahinkotilanteita varten;

6) palvelun tarjoamisessa mukana olevien turvallisuusasioihin liittyvä perehdyttäminen ja kouluttaminen sekä mahdolliset pätevyys- ja koulutusvaatimukset;

7) palvelussa käytettävät tilat, rakenteet, välineet, reitit, eläimet, henkilönsuojaimet ja muu tarpeisto sekä niitä ja niiden huoltoa ja kunnossapitoa koskevat vaatimukset;

8) palvelun tarjoamiseen liittyvät olosuhderajoitukset;

9) palvelun suurin mahdollinen turvallinen asiakasmäärä eri olosuhteissa sekä palveluun osallistuvien terveydentilaa, fyysistä kuntoa, kokemusta, koulutusta ja muita vastaavia seikkoja koskevat vaatimukset;

10) palvelun vaikutuspiirissä olevien muiden kuin asiakkaiden turvallisuuden varmistamiseksi tarpeelliset toimenpiteet;

11) miten erilaiset onnettomuus-, vaara-, ja vahinkotilanteet kirjataan ja miten näin kerättyä tietoa käytetään hyväksi turvallisuustoiminnan kehittämisessä;

12) menettely kuluttajaturvallisuuslain 8 §:ssä säädetyn ilmoitusvelvollisuuden noudattamiseksi;

13) miten suunnitelmaan sisältyvät tiedot saatetaan palvelun tarjoamisessa mukana olevien tietoon;

14) mitä kulutustavaroista ja kuluttajapalveluksista annettavista tiedoista annetussa valtioneuvoston asetuksessa (613/2004) säädettyjä tietoja annetaan palveluun osallistuville ja palvelun vaikutuspiirissä oleville ja miten nämä tiedot annetaan.

 

Turvallinen tapahtuma on samalla viihtyisä. Jotta tapahtuman turvallisuus ja sujuvuus on taattu, tulee tapahtuman järjestyksenvalvonnasta huolehtia. Tapahtuman järjestyksenvalvonta ja sen suunnittelu ovat tärkeä osa tapahtumaturvallisuutta. Yleisötilaisuuksien turvallisuusjärjestelyistä vastaavat tapahtumanjärjestäjät, joille poliisi voi tarvittaessa antaa ohjeita ja määräyksiä. Poliisi voi myös tarvittaessa estää tai keskeyttää yleisötilaisuuden tai määrätä sen päättymään.

Tapahtuman koko ja luonne määrittelevät lopullisen järjestyksenvalvojien määrän. Nyrkkisääntönä on hyvä muistaa 1/100, eli yksi vartija sataa tapahtuman osallistujaa kohti.

Poliisin sivut järjestyksenvalvonnasta

Järjestyslaki

Yrityksiä, jotka tarjoavat järjestyksenvalvojia löytyvät alihankinta -osiosta

Ensiapu on olennainen osa tapahtumaturvallisuutta. Tapahtumajärjestäjä on vastuussa sen toimivuudesta sekä siitä, että ensiapusuunnitelma on on osana pelastussuunnitelmaa.

Tarvittavan ensiapuhenkilöstön määrä riippuu tapahtuman koosta, yleisömäärästä ja riskiarvosta. Suuntaa-antavia henkilöstömääriä voidaan määritellä seuraavasti:

  • Pienen riskin tapahtuma (muutama sata henkeä), suositus ensiapuhenkilöstölle on noin 1-3 henkeä.
  • Vähäisen riskin tapahtuma (alle 3000 henkeä), jonka tapahtuma-alue on helposti hallittavissa, suositus on noin 3-5 henkeä.
  • Ilmeisen riskin tapahtuma (3000-10 000 henkeä), jossa on jo selkeitä riskitekijöitä, suositus ensiapuhenkilöstölle on yli 10 henkeä.

Ensiapuhenkilöstöllä tulee olla suoritettuna ensiavun tasot EA1 ja EA2.

Ensiavusta täytyy tehdä suunnitelma osaksi pelastussuunnitelmaa. Suunnitelmaa varten tulee selvittää ensihoitoalueen nykyinen ensihoitovalmius, sekä kunnan terveyskeskuksen ja päivystävän sairaalan ensiavut ja niiden valmiudet.

Tapahtumalle tulee nimetä turvapäällikkö. Turvapäällikön vastuulla on huolehtia avun hälyttämisestä tapahtuma-alueella ja laatia yhdessä pelastus- ja ensihoitoviranomaisten kanssa ensiapuryhmille ja mahdolliselle muulle tapahtuman henkilökunnalle ensiavun ja ensihoidon hälytysohjeet.

Mikäli kyseessä on suuren kokoluokan tapahtuma, tulee jo tapahtuman suunnitteluvaiheessa olla yhteydessä sairaanhoitopiirin ensihoitokeskukseen, jotta tarvittaessa voidaan nostaa ensiavun valmiuksia tapahtuman ajankohtana. Jos tapahtumassa on erityinen tapaturman vaara, tulee järjestäjän ottaa yhteyttä vähintään kuukausi ennen tapahtumaa ensihoitokeskuksen ensihoidon vastuulääkäriin. Vastuulääkäri voi edellyttää esimerkiksi lääkärin paikallaolon tapahtumassa tai korkeampaa ensihoitovalmiutta, jolloin järjestäjä on vastuussa tarvittavan henkilöstön järjestämisestä.

Tapahtuman aluekartta tulee toimittaa sairaanhoitopiirin ensihoitokeskukselle. Aluekartasta tulee käydä selkeästi ilmi, mistä lisäapu ja ambulanssit saadaan tuotua alueelle.

Sivun alkuun