Kaikenkokoiset tapahtumat tarvitsevat erilaisia lupia ja ilmoituksia. Tila-asiat on hyvä hoitaa kuntoon ennen lupien ja ilmoitusten tekemistä.
Jos tietoa ei löydy tältä sivulta, voi tarvittavaa tietoa etsiä esimerkiksi Poliisin, ELY-keskuksen, Pelastuslaitoksen ja Ympäristökeskuksen sivuilta.
On tärkeää tarkistaa aina ajankohtaiset tiedot lupien ja ilmoitusten laatimisesta, ja tarvittaessa olla yhteydessä lupaa tai ilmoitusta vaativaan tahoon. Kaikki luvat ja ilmoitukset on tärkeää tehdä hyvissä ajoin, varsinkin suurten tapahtumien yhteydessä. Pääsääntöisesti yleisötilaisuuksista pitää ilmoittaa kirjallisesti järjestämispaikan poliisille. Jos sivullisille, ympäristölle ja liikenteelle ei aiheudu haittaa, ei tällaisista tapahtumista usein tarvitse ilmoittaa. On kuitenkin hyvä varmistaa asia Tornion poliisin kanssa.
Ensin on tärkeää tehdä
Ilmoitukset ja lupien hakeminen on näistä edellä mainituista päivistä huolimatta hyvä tehdä hyvissä ajoin.
Yleistä aluetta ei voi ottaa käyttöön ilman lupaa. Yleisillä alueilla järjestettäviä tapahtumia varten tulee hakea alueen käyttölupa ja mikäli katualuetta tarvitaan tilapäisesti rakennuskäyttöön tai muuta tilapäistä käyttöä varten, tulee siihen hakea tilapäisen rakennustyömaakäytön lupa. Hakemukseen tulee liittää alueen käytön suunnitelma sekä liikenteenohjaussuunnitelma. Luvan saajan tulee pyytää katselmus kohteeseen viikko ennen aloitusta. Luvan hakijan tulee huolehtia tarvittavat ilmoitukset ja luvat myös poliisille ja pelastusviranomaisille.
Jos tapahtuma tarvitsee katualuetta ja vaikuttaa liikenteeseen, tulee luvan hakijan toimittaa myös tilapäinen liikenteenohjaussuunnitelma Poliisille hyväksyttäväksi. Liikenteenohjaajilla ei ole asianmukaista toimivaltaa ohjata liikennettä, jos poliisi ei ole hyväksynyt heitä ohjaamaan liikennettä. Järjestäjän tulee pyytää poliisia hyväksymään henkilöt toimimaan liikenteenohjaajina. Jos liikenteenohjaussuunnitelmaan sisältyy tien sulkeminen, myös siitä on toimitettava päätös poliisille.
Alueen käyttöönottolupaa tulee hakea viimeistään 21 vuorokautta ennen tapahtumaa. Yleisten alueiden käyttöluvat käsittelee ja myöntää maankäyttöinsinööri.
Janne Vierelä maankäyttöinsinööri puh. 050 436 6336 janne.vierelä@tornio.fi
Janne Malila katupäällikkö puh. 040 067 0248 janne.malila@tornio.fi
Henna Lauhikari Puistomestari puh. 040 621 3338 henna.lauhikari@tornio.fi
Hannu Partanen Ylikomisario, poliisilaitoksen lupapalvelut hannu.partanen@poliisi.fi
Yleisötilaisuutta ja tapahtumaa varten on laadittava pelastus- ja turvallisuussuunnitelma. Jos tapahtuma aiheuttaa liikennemuutoksia, tulee suunnitelmaan laatia myös liikennesuunnitelma. Suunnitelmat tulee toimittaa pelastuslaitokselle, ensisijaisesti sähköisenä, viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa. Pelastuslain 16 §:ssä tarkoitettu yleisötilaisuuden pelastussuunnitelma on laadittava yleisötilaisuuteen tai tapahtumaan, jossa:
Yleisötilaisuuden pelastussuunnitelmassa on selvitettävä ja arvioitava tilaisuuden vaarat ja riskit. Niiden perusteella määritellään tilaisuuden turvallisuusjärjestelyt sekä tilaisuuden toteuttamisesta vastaavalle henkilöstölle ja tilaisuuteen osallistuvalle yleisölle annettavat ohjeet onnettomuuksien ehkäisemiseksi ja onnettomuus- ja vaaratilanteessa toimimiseksi. Pelastussuunnitelmasta pelastusviranomainen pystyy varmistamaan, että tapahtumanjärjestäjä on varautunut hyvin onnettomuuksien ennaltaehkäisyyn sekä toimintaan mahdollisissa onnettomuustilanteissa.
Pelastussuunnitelman mallipohja Opas yleisötapahtuman pelastussuunnitelman laadintaan
Lisätietoa pelastussuunnitelman sisällöstä Poliisin sivuilla. Lisätietoa ja muita tarvittavia lomakkeita löytyy pelastuslaitoksen sivuilta.
Ympäristöterveysvalvonnalle tulee tehdä ilmoitukset suuresta yleisötapahtumasta sekä elintarvikkeiden ja tupakkatuotteiden myynnistä.
Kattavat ohjeet ilmoitusten tekemiseen: Meri-Lapin ympäristöterveysvalvonta
Hakemuspohjat: Ilmoitus suuresta yleisötilaisuudesta Elintarvikkeiden tilapäismyynti-ilmoitus
Ympäristönsuojelulain 118 § mukaan tapahtumasta täytyy tehdä kirjallinen meluilmoitus kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle, mikäli tapahtuman melun on syytä olettaa olevan erityisen häiritsevää. Jos tapahtuma järjestetään useamman kunnan alueella, meluilmoitus tehdään sen elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukselle, jonka toimialueella melu pääasiassa ilmenee. Tornion tapauksessa ilmoitukset tehdään Lapin ELY-keskukselle. Torniossa on luvitettu mm. keskustan ja Torandan musiikkifestivaalitapahtumat. Meluilmoitus kuulutetaan kaupungin verkkosivuilla ja myös lehteen laitetaan ilmoitus. Melupäätöksen hinta on noin 180 euroa ympäristönsuojeluviranomaisen taksan mukaisesti.
Erityisen häiritsevästä melua aiheuttavasta toiminnasta on ilmoitettava ympäristönsuojeluviranomaiselle viimeistään 30 vuorokautta ennen tapahtumaa. Jos tapahtuma on suuri, on ilmoitus hyvä tehdä vielä aikaisemmin.
Ympäristönsuojelumääräysten 15 §:n mukaan seuraavissa tapauksissa meluilmoitusta ei tarvitse tehdä:
Lomake ja ohjeet meluilmoituksen tekemiseen
Tapahtumajärjestäjä vastaa myös tapahtuman aiheuttamasta roskaantumisesta, sen ehkäisemisestä ja siivoamisesta sekä tapahtuma-alueella että alueen ulkopuolella. Järjestäjä vastaa tapahtuman jätteiden keräämisestä ja erilliskeräämisestä, sekä tapahtuman aikana tapahtuvasta neuvonnasta jätehuoltoon liittyen. Tapahtuma tulee suunnitella niin, että jätettä syntyy mahdollisimman vähän. Jätehuoltosuunnitelma tulee laatia silloin, kun tapahtumassa odotetaan syntyvän paljon jätettä ja roskaa, tai jos viranomainen sitä erikseen pyytää tai tapahtuman lupaehdot sitä edellyttävät. On kuitenkin aina hyvä olla jonkinlainen muistio jätesuunnitelmasta, sillä mikään tapahtuma ei ole roskaton. Tapahtuma-alue tulee siivota välittömästi tapahtuman jälkeen tai tarvittaessa jo sen aikana.
”35 § Yleisötilaisuuksien jätehuolto
Yleisötilaisuuden järjestäjä vastaa tilaisuuden jätehuollosta. Järjestäjä vastaa myös jätehuoltoon liittyvästä neuvonnasta tilaisuuden aikana sekä jätteiden lajittelusta ja erilliskeräämisestä näiden jätehuoltomääräysten mukaisesti. Yleisötilaisuus on suunniteltava siten, että syntyvän jätteen määrä on mahdollisimman vähäinen. Tapahtuma-alueelle on sijoitettava riittävästi ja kattavasti jäteastioita eri jätelajien keräämistä varten. Roskaantuneen alueen toissijaisen siivoamisvastuun osalta järjestäjänä pidetään myös tilaisuuden tai tapahtuman kokoonkutsujaa. Jäteastiat on tyhjennettävä ja alue siivottava välittömästi tilaisuuden päätyttyä sekä tarvittaessa tilaisuuden aikana. Jäteastiat on tyhjennettävä aina niiden täyttyessä. Monipäiväisissä tilaisuuksissa jäteastiat on lähtökohtaisesti tyhjennettävä ja alue siivottava vähintään kerran päivässä. Hyötyjätteiden erilliskeräys on järjestettävä yleisötilaisuudessa näiden jätehuoltomääräyksien 14 §:ssä jätteen arvioituun syntymäärään perustuvin edellytyksin. Biojäte on lajiteltava ja erilliskerättävä aina, kun yleisötilaisuudessa tarjoillaan elintarvikkeita. Yli 500 henkilön yleisötilaisuudesta on ilmoitettava kunnan ympäristösuojeluviranomaiselle. Yli 5000 henkilön yleisötilaisuudesta on laadittava jätehuoltosuunnitelma ja esitettävä se kunnan ympäristönsuojeluviranomaiselle viimeistään kuukautta ennen tapahtumaa. Ilmoituksen johdosta ympäristönsuojeluviranomainen voi antaa jätteitä ja jätehuoltoa koskevia määräyksiä, jotka ovat tarpeen säädösten noudattamiseksi.”
Jätesuunnitelmasta tulee selvitä muun muassa seuraavat asiat:
Jätehuoltosuunnitelma on hyväksytettävä ympäristöviranomaisella ennen tilaisuuden järjestämistä ja se tulee toimittaa viimeistään 2 viikkoa ennen tapahtumaa.
Jos tapahtuma on suuri ja vaatii käymälöitä, niitä sekä käsienpesumahdollisuuksia tulee varata riittävä määrä. Käymälöiden tyhjennys tulee järjestää riittävän usein ja hygieenisesti. Myös liikuntaesteisille tarkoitettuja käymälöitä on hyvä olla, tapahtuman koosta riippuen.
Minna Karhunen ympäristötarkastaja ja jäteasiamies puh. 050 566 4195 minna.karhunen@tornio.fi
Tarja Rosenqvist terveystarkastaja puh. 040 069 6516 tarja.rosenqvist@tornio.fi
Tornion jätehuolto
Tornion vesi- ja jätevesiverkostosta ja vesipisteistä yms. vastaa Tornion Vesi Oy ja Tornion sähköverkosta vastaa Tornion Energia.
Varikonkatu 5, 95420 Tornio
Juha Ylioinas, toimitusjohtaja puh. 040 030 4294 juha.ylioinas@tornio.fi
Verkkosivut
Asemakatu 5, 95420 Tornio
Markku Ponkala, verkkopäällikkö, puh. 0400 832 911 markku.ponkala@tornionenergia.fi
Reijo Sorvoja, käyttöpäällikkö, puh. 0400 874 715 reijo.sorvoja@tornionenergia.fi
Eero Ajanki, varastonhoito, huoltomies puh. 050 597 2054 eero.ajanki@tornionenergia.fi
Kokoontumislain mukaan ”Järjestäjän on tehtävä yleisötilaisuuden järjestämisestä kirjallinen ilmoitus järjestämispaikan poliisille vähintään viisi vuorokautta ennen tilaisuuden alkamista”. Jos tapahtuma on suuri, on ilmoitus tärkeää tehdä jopa viikkoja aikaisemmin. Tyypillisiä yleisötilaisuuksia ovat erilaiset messut ja markkinat, urheilukilpailut, näytökset ja yleisölle suunnatut juhlat. Tilaisuudesta ei tarvitse ilmoittaa, jos:
Ensisijaisesti tapahtumasta tulee ilmoittaa, jos
Ilmoituksen tulee sisältää seuraavat asiat.
On hyvä varmistaa epäselvyydet ensisijaisesti Tornion poliisilta.
Toimipiste: Pitkäkatu 1, 95400 Tornio
Kuluttajaturvallisuuslakia valvoo Tukes. Kuluttajaturvallisuuslain mukaan tapahtumajärjestäjällä on vastuu tapahtuman turvallisuudesta kokonaisuudessaan. Yleisötapahtumat ovat kuluttajapalveluita, joten tapahtumajärjestäjän on noudatettava kuluttajaturvallisuuslain yleisiä vaatimuksia.
Tapahtumaturvallisuus koostuu muun muassa paloturvallisuudesta, ensiavusta, yleisöturvallisuudesta, järjestyksenpidosta ja elintarviketurvallisuudesta. Tapahtumajärjestäjän tulee huolehtia, että tapahtumasta ei aiheudu vaaraa tapahtumakävijöille ja ulkopuolisille. On tärkeää arvioida tapahtuman laajuus ja luonne tarkasti, jotta suunnitteluprosessi on mahdollisimman sujuvaa.
Tapahtumajärjestäjällä on seuraavat vastuut:
Turvallisuudesta löytyy lisää tämän oppaan turvallisuus -osiosta.
Musiikinkäyttölupaa tulee hakea etukäteen tekijänoikeudella suojatun musiikin esittämiseen, riippumatta musiikin muodosta, eli siitä, soitetaanko musiikkia livenä tai tallenteelta, sekä tapahtuman paikasta, hinnoittelusta ja koosta riippumatta. Luvan hankkii tapahtumanjärjestäjä, eli se kuka hallinnoi tapahtumapaikkaa tai se, kenen nimissä tapahtuma on. Lupa tulee tehdä ja saada ennen ensimmäistä tapahtumaa, jossa musiikkia esitetään.
Teoston sivustolta löytyvät kattavat ohjeet ja lisätiedot tapahtumien musiikinkäyttölupaan liittyen:
Yli 2,8% alkoholijuomien anniskeluun tulee hakea ja saada anniskelulupa. Lupa myönnetään toistaiseksi tai määräaikaiseksi. Anniskelulupaa suositellaan haettavaksi 30 päivää ennen tapahtumaa.
Anniskeluluvan Torniossa myöntää Lapin aluehallintovirasto.
Hakemus alkoholijuomien anniskeluun
Hakemus tilan tai alueen hyväksymisestä anniskelualueeksi
Lisää tarvittavia hakulomakkeita löytyy aluehallintoviraston sivuilta.
Ennen tapahtumaa on hyvä tarkistaa, tarvitsevatko tilapäiset rakennelmat rakennuslupaa. Esimerkiksi katsomot, teltat, katokset, asuntovaunualueet ym. yleisörakennelmat voivat vaatia luvan saantia.
Ensisijaisesti on hyvä olla yhteydessä suoraan Tornion rakennusvalvontaan, sillä siellä määritellään, tarvitseeko tapahtuma rakennuslupaa vai ei.
On tärkeää ensin määritellä: millainen tapahtuma on millainen tuleva rakennelma on millainen tapahtuma-alue on
Rakennusvalvonta määrittelee rakennusluvan yhteistyössä pelastuslaitoksen ja terveystarkastajien kanssa. Luvista peritään aina maksu rakennusvalvonnan taksan mukaisesti.
Lupaa haetaan kirjallisesti rakennusluvan lomakkeella.
Rakennusvalvonnan sivut
Markku Vaittinen johtava rakennustarkastaja puh. 0400 363 707 markku.vaittinen@tornio.fi
Heidi Lampela rakennusvalvonnan toimisto puh. 050 597 2044 heidi.lampela@tornio.fi
Tapahtumassa on ensisijaisesti huolehdittava eläimen hyvinvoinnista. Eläimelle tulee varata tarpeeksi juomavettä, tarvittaessa ruokaa, sekä lepo- ja varjopaikka. Eläimelle tulee varata riittävästi tilaa, ja alueen, jossa eläintä pidetään tulee olla suojattu.
Jos järjestetään esimerkiksi poniratsastusta, eläinnäyttelyitä yms. tapahtuma-alue ei saa kulkea liikenneväylien yli. Alueen tulee olla turvallinen, suojattu ja mahdollisimman meluvapaa.
Jos eläin tuodaan esimerkiksi Ruotsista tai muualta kuin Suomesta, tulee eläimellä olla kaikki tarvittavat rokotteet ja kaikki rokotustodistukset mukana ja voimassa.
Ruokavirasto kertoo, että tapahtumapaikka on rekisteröitävä eläinten pitopaikaksi, jos tapahtumassa on yksikin tuotantoeläin esillä. Tuotantoeläimellä tarkoitetaan sikaeläimiä, siipikarjaa, märehtijöitä, kamelieläimiä, mehiläisiä sekä turkis- ja hirvieläimiä. Rekisteröintiä ei kuitenkaan tarvitse tehdä yhden harrastehevosen tai esimerkiksi harrastelinnun takia.
Ruokaviraston ohjeet eläinten viemisestä tapahtumiin
ETT ry:n ohjeet eläinnäyttelyihin
Tornion eläinlääkintä
Jos tapahtuma järjestetään esimerkiksi Victoriantorilla, ja tapahtuma-alue ulottuu Ruotsin puolelle, on tässä tapauksessa oltava yhteydessä Ruotsin poliisiin. Ruotsin lainsäädäntö aikarajoineen selviää Ruotsin poliisilta. Esimerkiksi maankäyttölupaa tulee tiedustella Ruotsin poliisilta jos tapahtuma-alue ulottuu Ruotsin puolelle.
Valtakunnan rajalla sijaitsevien tapahtumien ilmoitukset melua aiheuttavasta toiminnasta käsittelee Lapin ELY-keskus.
Haaparannan Poliisi
Puh. +46 77 114 14 00
Käyntiosoite Strandgatan 10, 953 31 Haparanda, Ruotsi
Lainsäädännössä ei ole erityisiä määräyksiä moottoriajoneuvoihin liittyviin tapahtumiin eikä aikarajaa ole erikseen. Tyypillisesti jos ajoneuvoilla liikutaan, voidaan joutua sulkemaan teitä (lupa haetaan yleisesti tienpitäjältä) ja määräämään liikenteenohjaajia. Tapahtuman turvallisuussuunnitelma on aivan erityisen tärkeä, kun puhutaan moottoriajoneuvoista.
Maastoliikennelaki
Ilotulituksesta tulee ilmoittaa paikkakunnan poliisille viimeistään 14 vuorokautta ennen tapahtumaa, ilmoituksen voi tehdä myös verkossa. Vain Turvallisuus- ja kemikaalivirastolta luvan saanut ammattiyritys voi järjestää ilotulitusnäytöksen.
Ilmoituksesta tulee saada selville:
Ilmoitukseen tulee liittää Turvallisuus- ja kemikaaliviraston lupa. Ilmoituksesta peritään käsittelymaksu. Poliisi voi antaa ehtoja ja rajoituksia ilotulituksiin liittyen, ja tässä tapauksessa käsittelymaksu on korkeampi.
Ilmoituksen voi tehdä Poliisin verkkopalvelussa tai pdf-lomakkeella
Lisätietoa: Tukes Poliisi